전문적으로 이메일에 응답하는 방법(몇 가지 예 포함) (2023)

이메일은 전문적인 비즈니스 커뮤니케이션을 위한 주요 수단이며 이메일에 전문적으로 응답하는 것은 비즈니스에서 가장 중요한 부분 중 하나입니다. 잘못 작성하면 주요 잠재 고객을 잃을 수 있습니다. 훌륭하게 작성하면 잠재 고객을 고객으로 쉽게 전환할 수 있습니다.

개인적으로 나는 내 응답의 질이 일반적으로 고객이 내 서비스를 고용할지 여부와 고객이 지출할 금액을 결정한다는 것을 알게 되었습니다.

기본적으로 업무용 이메일에 대한 답변은 신중하고 신중하게 작성해야 합니다. 바람직하지 않은 경우가 대부분입니다이메일에 답장하다곧.

이 기사에서는 전문적인 이메일 작성에 대해 알아야 할 모든 것, 모범 사례에 대해 논의하고 이를 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 비즈니스 이메일 예제와 연결합니다.

이 게시물은 전문 이메일에 대한 일련의 게시물의 일부입니다. 아래 시리즈의 다른 게시물도 읽어 보시기 바랍니다.

• PEM 101(1부): 비즈니스 이메일을 사용하여 고객에게 효과적으로 연락하는 방법
• PEM 101(2부): 전문적으로 이메일을 작성하고 응답하는 데 필요한 9가지 팁
• PEM 101(3부): 전문적이고 효과적으로 이메일을 작성하기 위한 12가지 규칙
• PEM 101(4부): 업무용 이메일 작성 방법: 7가지 중요한 요소
• PEM 101(5부): 전문적으로 이메일에 응답하는 방법(예시 포함)

전문적인 이메일을 읽은 후에는 마음이 이메일을 완전히 소화하고 좋은 답변을 생각해 내도록 시간을 허용하십시오.

대답에비즈니스 이메일, 이메일의 어조에 주의를 기울이십시오. 이것은 일반적으로 자신을 표현하는 데 사용하는 단어에 반영됩니다.

예를 들어, 다음과 같이 말하는 대신

다음 의약품 배치에 대한 모든 선적 서류를 보내주십시오.

… 라고 말하는 것이 더 상냥하다.

다음 의약품 배치에 대한 선적 문서를 보내주십시오.

또한 이메일은 항상 간단하고 명확해야 합니다. 이메일 시작 부분부터 가장 중요한 정보를 명시하십시오. 서면 정보는 말보다 더 많은 의미를 생성합니다. 따라서 불필요하게 거창한 단어를 사용하지 마십시오. 대신 회신에 전달하려는 정보에 집중하고 정보가 완전한지 확인하십시오.

전문적으로 이메일에 답하는 다양한 방법

다양한 방법이 있습니다전문적으로 이메일에 응답, 이메일의 의도에 따라.이메일 수신 확인 이메일일반적으로 간단하고 직접적이지만 대부분의 다른 답변에는 신중하게 작성된 답변이 필요합니다.

기본적으로 이메일 답장은 일반적으로 다음과 같은 일반적인 패턴을 따릅니다.전문적인 이메일 작성. 다음으로 시작해야 할 수도 있습니다.회신하기 전에 마지막 이메일 확인이메일의 질문에. 각 질문은 별도의 단락으로 답변해야 합니다. 이렇게 하면 모든 질문을 처리하고 받는 사람이 답변을 쉽게 파악하는 데 도움이 됩니다. 중요한 것은 수신 후 24시간 이내에 회신할 수 없는 경우 수신한 이메일을 항상 확인하는 방법을 배우십시오. 다음에 대한 템플릿을 저장할 수 있습니다.이메일 확인Gmail을 사용하는 경우 '미리 준비된 답변'에 전문적으로

전문적으로 이메일에 응답하는 방법

전문적으로 이메일에 응답하는 것은 전문가로서 갖추어야 할 중요한 기술입니다. 그것은 당신이 더 유능해 보이고 일반적으로 당신을 더 좋고 더 효율적인 일꾼으로 만드는 데 도움이 됩니다.

이메일은 의사소통 수단입니다. 즉, 이메일의 핵심은 메시지를 보내야 한다는 것입니다. 수신자가 귀하가 보낸 내용을 이해하지 못하면 이메일의 본질을 잃게 됩니다.

그렇다면 사람들이 실제로 이해하는 이메일을 어떻게 작성합니까?

주제로 시작

이메일의 첫 번째이자 틀림없이 가장 중요한 부분은 수신자가 읽는 이메일의 첫 번째 부분인 제목 줄입니다. 제목줄은 이메일을 열지 여부를 결정하므로 제목줄을 올바르게 작성하는 것이 중요합니다.

전문적인 이메일 제목을 작성할 때 모호하게 들리는 실수를 저 지르지 마십시오. 제목은 가능한 한 요점을 직설적으로 전달해야 합니다. 즉, 이메일의 세부 사항을 요약해야 합니다.

프로젝트에 대한 이메일을 보내는 경우 이메일 제목에 포함하십시오. 이와 같이:

(프로젝트명) : 승인요청

보내는 모든 이메일에 해당해야 합니다.

인사말로 이동

이메일의 다음 부분은 인사말입니다. 이것은 받는 사람이 귀하의 이메일에 대해 어떻게 느낄지 결정하므로 중요합니다. 동료에게 이메일을 보내고 이미 따뜻한 관계가 있는 경우 이름을 사용할 수 있습니다.

상관이나 관계가 없는 사람에게 이메일을 보내는 경우에는 해당되지 않습니다. 이 경우 가장 좋은 방법은 전체 이름 또는 필요한 경어가 있는 경우 필요한 경어를 사용하는 것입니다.

전문적인 이메일 인사말에는 약간의 뉘앙스가 있습니다. 예를 들어, 귀하가 이메일에 응답하는 고객 서비스 팀의 일원이라면 가장 좋은 방법은 고객에게 이름을 부르는 것이 더 개인적인 느낌이 들기 때문입니다.

뉘앙스를 이해하는 것이 올바른 인사말을 사용하는 첫 번째 단계입니다.

더 바디로 이동

이메일 본문은 전달하려는 메시지가 포함되어 있으므로 이메일의 중요한 부분입니다. 본문은 세부 사항으로 들어가기 전에 이메일이 무엇인지 자세히 설명하는 소개로 시작해야 합니다.

편지의 주요 목적을 작성할 때는 이메일 내용에 관계없이 전문적이고 다정한 어조를 사용해야 합니다.

이메일 닫기

이메일 마무리는 특히 수신자가 작업을 수행해야 하는 경우 이메일에 대한 모든 내용을 요약해야 합니다. 이메일을 마무리하는 부분은 그들이 해야 할 일을 반복하고 작업을 언제 어떻게 완료해야 하는지와 같은 특정 세부 정보를 포함하는 곳입니다.

맺음말 및 서명

이메일을 닫을 때 오해의 소지가 있는 닫는 말을 사용하지 마십시오. 이것은 "친절한 안부", "진심으로", "진심으로 감사합니다"와 같은 마무리를 고수하는 것을 의미합니다. 마무리 발언과 관련하여 가장 안전한 방법입니다.

전문가로서 귀하는 항상 이메일에 서명을 첨부해야 합니다. 이메일 서명은 귀하의 이름, 직책 및 회사 이름으로 구성되어야 합니다.

전문적인 이메일 응답 작성 및 전문적인 이메일 작성 예

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안녕하세요 John, 저는 이전 프로젝트에 대한 귀하의 지원에 감사를 표하기 위해 이 이메일을 쓰고 있습니다. 귀하의 의견과 지원은 매우 귀중했으며 프로젝트는 귀하의 도움으로 결실을 맺었을 것입니다. 지원해 주셔서 감사합니다. 도움이 필요하시면 저에게 연락해 주세요. 친절한 안부, Jim Blessed

이메일 동의에 회신하는 방법

안녕하세요 John, 저는 지난 회의에서 귀하가 제기한 요점에 대해 글을 쓰고 있습니다. 나는 당신이 말한 모든 요점에 전적으로 동의합니다. 특히 마케팅 전략을 재평가할 필요성을 표현한 경우. 준비가 되면 언제든지 전략을 실행하는 방법에 대해 논의하겠습니다. 친절한 안부, 존 존스

결론

호의적인 답변을 원하면 이메일에 항상 다정한 어조를 유지하십시오. 앞서 말했듯이 업무용 이메일에 회신하기 전에 시간이 좀 걸릴 수 있습니다. 그것이 실수를 최소화하는 가장 좋은 방법입니다.