이메일은 더 이상단지독자의 관심을 끌기 위해 다른 이메일과 경쟁합니다. 오늘날의 디지털 시대에 그들은 Instagram DM 및 LinkedIn 메시지를 포함하여 사용 가능한 모든 받은 편지함과 경쟁하고 있습니다. 하지만 그렇다고 해서 이메일을 완전히 포기해야 한다는 의미는 아닙니다.
관심을 끄는 이메일을 만드는 방법을 알고 있다면 이메일은 매우 효과적인 커뮤니케이션 도구가 될 수 있습니다. 그렇지 않다면 잘 찾아오셨습니다.
커피 채팅에서 구직, 회의 작업 항목에 이르기까지 생산성 전문가인 Jocelyn K. Glei가 실제로 응답을 받는 이메일 요청을 하는 9가지 방법을 공유합니다.
아래 글은 책에서 발췌한 내용입니다. 구독 취소: 이메일 불안을 없애고 산만함을 피하고 실제 작업을 수행하는 방법, Jocelyn K. Glei 저. 스타일 가이드에 맞게 몇 가지 아주 작은 조정을 했습니다.
1. 질문으로 리드하기
갑작스럽거나 강압적이지 않으면서 가능한 한 첫 문장 또는 두 문장 내에서 이메일 상단에 질문을 넣는 것이 중요합니다.목표는 독자의 주의를 끌고 요청된 작업을 즉시 이해하도록 하는 것입니다. 질문하기 전에 억양을 많이 넣으면 참을성 없는 독자가 이해하지 못할 수도 있습니다.
예를 들어, 당신이 존경하는 스타트업의 CEO에게 연락하여 그녀를 컨퍼런스에서 연설하도록 초대한다고 가정해 봅시다. 다음과 같이 질문을 배치할 수 있습니다.
안녕 캐서린—저는 마크 홀랜드입니다. 저는 매년 5,000명 이상의 기업가를 LA의 Crypto.com Arena로 끌어들이는 인기 있는 Firestarters 컨퍼런스를 운영합니다. 2024년 3월 5일에 개최되는 행사에서 연설할 수 있도록 초대합니다.
Catherine은 Firestarters 회의가 도대체 무엇인지 모를 수도 있지만 중요한 사실을 알고 있습니다.이 이메일의 내용(연설 초대). 그녀는 또한 이제 행사의 날짜와 장소를 알고 있으며 상당히 인상적인 참석자 수를 기록하고 있습니다. 질문이 명확하고 그녀의 관심이 자극되었으므로 그녀는 Mark의 추가 세부 정보를 읽을 가능성이 더 높습니다. 여기서 Mark는 이벤트에 대한 배경 이야기와 그의 주장을 더욱 강화하기 위해 더 인상적인 통계를 포함할 수 있습니다.
수신자가 받은 편지함을 스크롤할 때 보게 될 두 줄 메시지 미리보기에 무엇이 나타날지 생각해 보십시오. 수신자의 관심을 끌까요?
집중 시간이 짧은 세상에서는 즉시 요점을 파악하고 나중에 설명하는 것이 가장 좋습니다. 받은 편지함을 스크롤하는 동안 수신자가 보는 두 줄 메시지 미리보기에 무엇이 나타날지 생각해 보십시오. 수신자의 관심을 끌까요?
2. 신뢰를 쌓아라
내가 왜 신경을 써야 합니까?특히 모르는 사람이 보낸 이메일인 경우 대부분의 사람들이 이메일을 열 때 마음속에 떠오르는 암묵적인 질문입니다. 이것이 메시지 초기에 신뢰성을 확립하는 것이 중요한 이유입니다.독자에게 당신이 왜 다른지, 왜 뛰어난지, 왜 그들이 당신에게 주목해야 하는지 설명하십시오.
예를 들어, 후원을 요청하기 위해 브랜드에 콜드 이메일을 보내는 경우 청중과 수상한 상에 대한 데이터 포인트를 공유하여 신뢰를 구축할 수 있습니다.
안녕 Tom—저는 한 달에 200만 명이 넘는 방문자가 방문하는 Webby 수상 경력에 빛나는 웹사이트인 Feed Daily의 편집자 Tracy Black입니다. 저는 야심 찬 젊은 창작자들을 대상으로 하는 새로운 기사 시리즈를 준비하고 있는데 후원에 관심이 있는지 알고 싶습니다.
(Video) 업무용 이메일 이렇게는 쓰지마라! (특히 제목에 RE: ) | 신입사원 꿀팁 | 이메일 잘쓰는법 | 알쓸신지
예를 들어 급한 작업에 대해 동료와 연락하는 것과 같이 아는 사람에게 이메일을 보내는 경우 상사로부터 압력을 받고 있음을 표시하여 요청을 합법화할 수 있습니다(그것이 사실이라고 가정).
안녕하세요 Tom—새로운 이메일 가입 기능을 구현할 수 있었는지 확인하기 위해 연락을 드리고자 합니다. CEO는 이것이 주말까지 마무리되는 것을 보고 싶어합니다.
물론 데이터 포인트와 무차별 권한만이 유일한 옵션은 아닙니다. 연락하는 사람을 예리하게 관찰함으로써 신뢰를 쌓을 수도 있습니다. 그들의 작업을 얼마나 오래 지켜봤는지, 그들이 작성한 마지막 블로그 게시물에 대해 무엇을 즐겼는지 또는 그들의 제품이 어떻게 개선될 수 있는지를 물론 재치 있게 말할 수 있습니다! 아첨하지 않는 한, 대부분의 사람들은 주목받는 것에 감사하며, 그것은 그들이 당신을 다시 주목하게 만듭니다.
3. 앞길을 분명히 하라
나는 일종의 지식 교환에 관심이 있지만 내가 어떤 조치를 취하기를 원하는지 명확히 밝히지 않는 사람들로부터 이메일을 자주 받습니다. 그들은 커피를 마시고 싶어합니까? 그들은 전화 통화를 원합니까? 불분명합니다. 즉, "예!"라고 말하는 대신 나는 처음에 그들이 나에게 요구하는 것이 무엇인지 물어봄으로써 응답해야 합니다. 또는 아마도 전혀 응답하지 않을 것입니다.
다음 단계가 무엇인지 명확하다면 다른 사람으로부터 응답을 받을 가능성이 훨씬 더 높습니다.그러면 수신자가 귀하의 요청에 대해 쉽게 예라고 말할 수 있습니다.
존경하는 영화 감독에게 조언을 구한다고 가정해 보겠습니다. 다음과 같이 이메일을 보내지 마세요.
나는 수년 동안 당신의 작품의 팬이었고 당신의 두뇌를 선택하고 싶습니다. 당신은 무엇을 말합니까?
대신 다음과 같이 구체적으로 제안하세요.
나는 당신의 작품을 오랫동안 찬미했고 당신의 영화 제작 전문성을 가장 존경합니다. 첫 번째 영화에 대한 자금 조달 방법에 대해 몇 가지 질문을 드리고 싶습니다. 다음 주에 15~20분 동안 전화 통화를 하시겠습니까? 제 일정은 목요일과 금요일에 하루 종일 활짝 열려 있습니다. 나는 그것을 간략하게 유지할 것을 약속합니다.
두 번째 예는 당면한 주제와 간단한 전화 통화를 원한다는 사실을 명확히 합니다. 즉, 받는 사람은 약속된 시간이 최소화된다는 것을 알고 있고 이미 일정 날짜를 제안했기 때문에 이메일 스레드를 빠르고 효율적으로 닫을 수 있다는 것을 알고 있습니다. 다시 말해, 당신은 그들의 시간을 존중했고, 그들은 이제 당신을 대하는 것이 그들이 필요하지 않은 또 다른 골칫거리가 되지 않을 것이라는 것을 알고 있습니다.
4. 질문하는 경우 솔루션을 제안하십시오.
이메일은 토론하기에 좋은 장소가 아닙니다. 따라서 "와 같은 질문만 제공하는 메시지는X에 대해 어떻게 생각하세요?" 일반적으로 비효율적입니다. 바쁜 사람들은 당신을 위해 당신의 문제를 파악하고 싶어하지 않으며, 긴 답변을 쓰고 싶어하지 않습니다. 그들은 예 또는 아니오라고 말하고 다음으로 넘어가기를 원합니다. 따라서 만약 당신이 응답을 받고 싶고 방법을 찾으려면 질문만 하지 말고 솔루션을 제안하십시오.
회의에 참석할 수 있는지 묻기 위해 상사에게 이메일을 보낸다고 가정해 봅시다. 다음과 같이 작성할 수 있습니다.
Tina님 안녕하세요. 사람들이 이미 내년 SXSW 컨퍼런스를 위해 호텔을 예약하고 있는 것으로 나타났습니다. 가고 싶어요. 어떻게 생각하나요?
또는 다음과 같이 작성할 수 있습니다.
Hi Tina—저는 업무 기술을 풍부하게 하는 방법에 대해 생각해 왔으며 내년 SXSW에서 매우 도움이 될 연사 및 워크숍이 있을 것 같습니다. 또한 내가 돌아온 후에 내가 배운 것을 팀과 공유하기 위해 보고서를 작성할 수 있습니다. 비용을 추정해 보니 티켓, 호텔, 항공료로 회사를 운영하는 데 대략 $2,500 정도가 될 것 같습니다. 회사에서 내가 참석하도록 후원할 수 있다고 생각합니까?
첫 번째 메시지는 짧지만 게으르며 실제로 위태로운 것이 무엇인지 명확히 하기 위해 수많은 앞뒤 메시지가 필요합니다. 두 번째 이메일은 더 길지만 대화를 즉시 해결하는 데 필요한 모든 것을 포함합니다. 작가는 숙제를 했고 비용과 이점이 명확하며 상사가 그냥 예라고 말하기 쉽습니다.능동적으로 의사 소통을 하려면 초기에 더 많은 작업이 필요하지만 장기적으로는 엄청난 배당금을 지불합니다.
5. 스캔 가능
이메일은 수신자의 독해력을 테스트하는 것이 아니라 결과를 얻는 것입니다.
글머리 기호, 숫자 및/또는 볼드체를 사용하여 이메일을 훑어보고 이해하기 쉽게 만들고 요점을 강조하십시오. 이러한 유형의 정보를 숟가락으로 떠먹이는 것을 비웃는다면 계속해서 극복하십시오. 이메일은 수신자의 독해력을 테스트하는 것이 아니라 결과를 얻기 위한 것입니다. 다음은 클라이언트 회의 후 다음 단계를 요약할 수 있는 방법의 예입니다.
안녕하세요 Sharon—어제 멋진 전화였습니다! 다음 단계가 기대됩니다. 다음은 마감일을 맞추기 위해 다음 주에 논의한 내용을 요약한 것입니다.Sharon과 팀을 위한 조치 항목:
- 수정 목업 승인(기한: 4/9(월))
- 현수막 최종본 제공 (기한: 4/11(수))
- 고해상도 사진 제공 (기한: 4/11(수))
이 이메일은 클라이언트가 무언가를 해야 하기 때문에 작업 항목이 이메일에서 튀어나와(따라서 굵은 텍스트) 쉽게 소화되어 글머리 기호로 표시되기를 원합니다. 기한도 괄호 안에 표시되어 쉽게 볼 수 있습니다.
기억하세요: 정말로 일을 끝내고 싶다면 독자가 이메일을 신속하게 처리하고 핵심 사항을 이해하기 쉽게 만드는 것이 성공 여부에 달려 있습니다.
6. 기한을 정하라
이메일이 급한가요? 지금 응답이 필요합니까? 이틀 안에? 2주 후에?바쁜 사람들이 마감일을 좋아한다는 사실을 알면 놀랄 수도 있습니다. 왜냐하면 마감일은 일을 완료해야 할 때 정확히 우선순위를 정하는 데 도움이 되기 때문입니다.사실 시간표가 없는 이메일은 무시당할 가능성이 더 높다는 것을 알게 되었습니다. 당신은 확실히 오만하거나 지나치게 요구하고 싶지 않지만 독자에게 타이밍에 대한 정중한 맥락을 제공하십시오.
긴급한 작업에 대해 가까운 동료에게 이메일을 보내는 경우 타이밍에 대해 매우 간단할 수 있습니다.
프로젝트가 일정대로 진행되려면 가능하면 24시간 이내에 답변을 주셔야 합니다.
한 번도 만난 적이 없는 사람에게 초대장을 연장하는 경우 후속 일정을 정중하게 공유할 수 있습니다.
나는 당신이 바쁘고 이 기회를 숙고할 시간을 원할 것이라고 확신합니다. 연락이 없으면 2주 후에 연락 드리겠습니다.
또는 상사나 클라이언트가 결정에 관여하도록 허용하고 싶지만 제때 응답하지 않으면 앞으로 나아가야 한다고 가정해 보십시오.
이번 8월 17일 금요일까지 답장을 보내지 않으면 위에서 제안한 해결책을 진행하겠습니다.
기한을 포함하는 것은 닻을 내리는 것과 같습니다. 시간과 공간에서 요청을 수정하여 주목을 받고 완료될 가능성을 높입니다.
7. 헤드라인처럼 제목을 작성하세요.
이메일을 읽으려면 이메일을 열어야 합니다.귀하의 목표는 명확하고 이상적으로는 도발적인 제목을 작성하는 것입니다.사람들이 클릭하기를 원하는 기사나 블로그 게시물에 대한 매력적인 헤드라인을 작성하는 것과 매우 비슷합니다.
당신이 당신의 새 레코드 커버 작업에 대해 디자이너에게 연락하는 성공적인 뮤지션이라고 가정해 봅시다. 당신은 상당한 규모의 청중을 가지고 있기 때문에 앨범이 잘 될 것이라고 기대합니다. 다음을 사용할 수 있습니다.
주제: 디자인 공연
정확하지만 구체성이 부족하고 이메일이 단조로운 제안처럼 들립니다. 또는 다음을 사용할 수 있습니다.
제목: 유명 앨범 발매를 위한 표지 디자인?
여전히 정확하지만 프로젝트가 정확히 무엇인지 밝히고 좋은 노출을 약속하고 있어 궁금증을 자아낸다. 특히 한 번도 만난 적이 없는 사람에게 "질문" 이메일을 작성할 때 제목은 첫인상과 같은 역할을 합니다. 그리고 첫인상을 남길 수 있는 기회는 단 한 번뿐입니다.
팁:고 싶어요이메일 배달 가능성 향상? 제목에 "제공" 또는 "무료"와 같은 스팸 유발 문구를 사용하지 마십시오.
8. 무자비하게 메시지 편집
이메일 초안을 작성한 후에는 냉정한 눈으로 다시 검토하고 불필요한 것은 빼십시오.처음부터 명확하고 간결하면 모두의 시간을 절약할 수 있습니다. 빡빡하고 정확한 이메일을 작성하는 데 더 많은 시간이 걸리지만 수정된 이메일은 응답을 받을 가능성도 훨씬 더 높습니다.
팁:자신의 작품을 비판하는 것은 어려울 수 있습니다.나만의 AI 작문 코치 만들기대신 피드백을 제공합니다.
9. 휴대전화의 모든 메시지 미리보기
앞서 언급했듯이 이메일 메시지는 휴대폰에서 가장 먼저 열릴 가능성이 높습니다. 따라서 모바일 이메일 앱에서 메시지가 어떻게 표시되는지 이해하는 것이 좋습니다. 거대한 데스크톱 화면에서 소화할 수 있는 것처럼 보이는 것은 종종 다음과 같습니다.전쟁과 평화휴대 전화에서. 작은 화면에서 메시지를 미리 보고 너무 길어 보이면 무자비하게 다시 편집하세요.당신의 메시지가 압도적인 인상을 준다면 아마 무시당할 것입니다.
위의 경우가 있을 수 있지만소리약간 오래된 이메일에 많은 작업을 하는 것처럼 이렇게 생각해보세요. 시간을 들여 독자의 관심을 미리 끄는 메시지를 작성하면 이메일이 더 효과적이 되고 궁극적으로 되돌아가는 시간을 줄일 수 있습니다. 그리고 응답을 추적합니다. 윈윈처럼 들립니다.
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아티스트의 모든 삽화톰바 로보스책에서구독 취소. 이 문서는 원래 2019년에 게시되었습니다. 서론 및 결론에 대한 가장 최근 업데이트는 2023년 4월이었습니다.