Bạn muốn học nghi thức email kinh doanh của Nhật Bản? Dưới đây là những nghi thức quan trọng nhất cần tuân theo khi viết email cho doanh nhân Nhật Bản. Kiểm tra nó!
Giao tiếp qua email là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của sự hợp tác chuyên nghiệp. Tuy nhiên, ở Nhật Bản, điều cần thiết là phải tuân theo nghi thức email kinh doanh của Nhật Bản để thúc đẩy các dự án và hợp tác thành công.
Nghi thức email kinh doanh tại Nhật Bản ngày càng trở nên quan trọng đối với những người muốn kinh doanh tại Nhật Bản vì nó giúp thể hiện sự tôn trọng các giá trị truyền thống và chuẩn mực văn hóa.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về những điều cơ bản của nghi thức email kinh doanh của Nhật Bản và xem nó được sử dụng như thế nào trong bối cảnh chuyên nghiệp.
Nội dung trang
Nghi thức email kinh doanh của Nhật Bản để làm theo!
Có một số quy tắc nghi thức cần tuân theo khi soạn email kinh doanh của Nhật Bản.
Trên hết, hãy dành thêm thời gian để truyền tải thông điệp của bạn theo cách tốt nhất có thể. Tiếng Nhật là một ngôn ngữ nhiều sắc thái, vì vậy điều quan trọng là chọn đúng từ để diễn đạt suy nghĩ của bạn.
Thứ hai, sử dụng kính ngữ khi xưng hô với ai đó ở vị trí cao hơn trong công ty. Điều này thể hiện sự tôn trọng và thường được mong đợi ở Nhật Bản.
Thứ ba, không sử dụng các từ viết tắt hoặc tiếng lóng. Hãy trang trọng và tôn trọng ngôn ngữ, không quá trang trọng.
Cuối cùng, hãy luôn viết tin nhắn của bạn bằng giọng điệu chuyên nghiệp nhưng vẫn tôn trọng. Sự tôn trọng là rất quan trọng trong văn hóa kinh doanh của Nhật Bản, vì vậy bạn cần thể hiện điều đó trong cách bạn giao tiếp.
Với những mẹo đơn giản này, email của bạn rất có thể sẽ được đón nhận một cách tích cực.
Lời chào khi gửi email công việc tiếng Nhật
Điều quan trọng là phải biết nên sử dụng lời chào nào khi gửi email kinh doanh bằng tiếng Nhật. Một nguyên tắc nhỏ là sử dụng những lời chào trang trọng như 'Ohayou Gozaimasu' hoặc 'Konnichiwa'.
Khi gửi email cho ai đó mà bạn không biết, bạn nên sử dụng những lời chào phỏng đoán như "Koki Ge-Nyo" hoặc "Mata Raishu".
Một lời chào đúng cách không chỉ giúp thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận mà còn giúp người nhận dễ dàng hiểu được ngữ cảnh của thông điệp.
Khi gửi e-mail cho người lớn tuổi, bạn cũng nên sử dụng những lời chào trang trọng như 'ohayo gozaimasu'. Lời chào này là một dấu hiệu của sự tôn trọng và thừa nhận vị trí của người khác.
Khi gửi email cho khách hàng, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng lời chào lịch sự như 'shitsurei desu' hoặc 'shitsurei shimasu'.
Tóm lại, điều quan trọng cần nhớ là có nhiều lời chào khác nhau mà bạn có thể sử dụng khi gửi email kinh doanh bằng tiếng Nhật. Điều quan trọng là sử dụng lời chào phù hợp với hình thức và bối cảnh của mối quan hệ.
Khi nghi ngờ, tốt nhất bạn nên gửi lời chào trang trọng để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.
Cách xử lý đúng người nhận trong email doanh nghiệp Nhật Bản
Khi soạn email công việc bằng tiếng Nhật, điều quan trọng là phải xưng hô lịch sự với người nhận. Hình thức xưng hô phổ biến nhất với người nhận là “Mr. Tanaka” hoặc “Mrs. Yamada”.
Nếu bạn không có chức danh, bạn có thể sử dụng kính ngữ -san hoặc -sama. "-san" là thuật ngữ tôn trọng mọi người nói chung và "-sama" là thuật ngữ chỉ những người có địa vị cao hơn.
Khi bắt đầu một email, nó nên được theo sau bởi một lời chào như "Kính gửi (tên)".
Cũng có thể thích hợp khi sử dụng cụm từ tiếng Nhật o-negai shimasu để bắt đầu một email. Cụm từ này là một hình thức yêu cầu lịch sự có nghĩa là yêu cầu người nhận dành thời gian, sự chú ý và sự giúp đỡ của họ.
Nếu bạn biết văn hóa của người nhận, điều quan trọng là điều chỉnh email của bạn để bao gồm các yếu tố văn hóa có thể phù hợp, chẳng hạn như các cụm từ, lời chào và lời chào thích hợp.
Email kinh doanh của Nhật Bản thường ngắn hơn và súc tích hơn, nhưng cách viết có cảm xúc và cá tính có thể giúp xây dựng mối quan hệ tích cực với người nhận.
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và cảm ơn họ vì đã dành thời gian là điều quan trọng để xây dựng mối quan hệ tôn trọng.
Chọn ngôn ngữ phù hợp với nội dung email của bạn là rất quan trọng để xây dựng giao tiếp thành công với người nhận của bạn.
Email doanh nghiệp Nhật nên viết bằng tiếng Nhật hay tiếng Anh?
Khi viết email thương mại của người Nhật, thường có sự tranh luận về việc nên sử dụng tiếng Anh hay tiếng Nhật. Trên thực tế, nó phụ thuộc vào kỹ năng ngôn ngữ của người gửi và người nhận.
Nếu cả hai bên thông thạo cả tiếng Nhật và tiếng Anh, bạn nên viết email bằng cả tiếng Nhật và tiếng Anh. Nếu chỉ có một bên thông thạo một trong hai ngôn ngữ thì nên gửi email bằng ngôn ngữ đó.
Mặt khác, kinh doanh quốc tế thường yêu cầu email viết bằng tiếng Anh. Email doanh nghiệp bằng tiếng Anh nên được gửi bất cứ khi nào có đối tác nước ngoài tham gia. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có thể hiểu được nội dung của email.
Tất nhiên, nếu đối tác của bạn không thông thạo tiếng Anh, bạn cũng có thể chọn gửi email song ngữ bằng cả tiếng Anh và ngôn ngữ của đối tác.
Nói tóm lại, bạn nên ghi nhớ nên sử dụng ngôn ngữ nào khi soạn email kinh doanh bằng tiếng Nhật dựa trên mối quan hệ giữa người gửi và người nhận.
Khi nghi ngờ, hãy luôn chọn ngôn ngữ mà cả hai bên đều cảm thấy thoải mái nhất, vì nó thể hiện cả sự nhạy cảm và tôn trọng văn hóa.
Cách trả lời email tiếng Nhật
Nguyên tắc quan trọng nhất khi trả lời email của người Nhật là sử dụng ngôn ngữ lịch sự. Trong tiếng Nhật, các từ có các hình thức khác nhau tùy thuộc vào mối quan hệ giữa người gửi và người nhận email.
Do đó, điều quan trọng là phải chọn các thuật ngữ lịch sự và kính ngữ thể hiện sự tôn trọng và tôn trọng.
Khi trả lời thư tiếng Nhật, điều quan trọng là phải gửi thêm lời cảm ơn. Điều này được gọi là "keigo" trong tiếng Nhật và được coi là phù hợp khi đáp lại sự ưu ái, lời mời và yêu cầu.
Các ví dụ phổ biến bao gồm “Arigato gozaimasu” (Cảm ơn bạn rất nhiều), “Gokagen ni itashimasu” (Cảm ơn bạn đã làm việc chăm chỉ) và “Osoreirimasu” (Xin lỗi vì sự bất tiện này).
Điều quan trọng nữa là bao gồm một cụm từ kết thúc lịch sự khi trả lời email của người Nhật.
Ví dụ bao gồm "Otsukare sama desu" (Cảm ơn bạn đã làm việc chăm chỉ), "Mata yoroshiku onegaishimasu" (Mong được làm việc với bạn trong tương lai) và "Dōyō ni omachi kudasai" (Mong nhận được phản hồi từ bạn). ).
Điều quan trọng nữa là đưa ra một dấu hiệu lịch sự về hành động sẽ được thực hiện ở cuối email trả lời của bạn.
Đây có thể là một dấu hiệu tích cực hoặc tiêu cực tùy thuộc vào đối tượng trong tầm tay.
Ví dụ về phản hồi tích cực bao gồm “Moushiwake gozaimasu” (Tôi sẽ làm như bạn đề xuất), “Yoroshiku o-negai shimasu” (Tôi rất vui) và “Kangeki desu” (Tôi rất vui).
Mặt khác, các ví dụ về phản ứng tiêu cực bao gồm "Gomennasai" (Tôi xin lỗi), "Shitsureidesu" (Xin lỗi vì sự bất tiện này) và "Mochiron" (tất nhiên).
Bằng cách làm theo những lời khuyên này, bạn có thể đảm bảo rằng các câu trả lời của bạn đối với email doanh nghiệp Nhật Bản được viết đúng cách và tôn trọng.
Điều này không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng tốt mà còn thể hiện rằng bạn hiểu và tôn trọng ngôn ngữ cũng như phong tục văn hóa Nhật Bản.
Tôi có nên thêm -san hoặc -sama vào tên người nhận đối với email doanh nghiệp Nhật Bản không?
Khi soạn email kinh doanh ở Nhật Bản, điều quan trọng là phải lưu ý về phong tục thêm kính ngữ khi viết thư cho đồng nghiệp hoặc cấp trên.
Một nguyên tắc chung là luôn bao gồm kính ngữ -san hoặc -.như nhausau tên của người đó. Xét cho cùng, sự tôn trọng là một thành phần chính của văn hóa và kinh doanh Nhật Bản, và việc thể hiện sự tôn trọng và cách cư xử là đặc biệt quan trọng.
Tuy nhiên, biết sử dụng kính ngữ nào có thể hơi khó khăn. Chức danh "-san" được sử dụng cho những người có cùng chức danh công việc hoặc thấp hơn với bạn hoặc có vai trò dịch vụ khách hàng. Có nghĩa là "Mr.", "Mrs.", "Miss" hoặc "Ms."
Khi gọi một người cao hơn hoặc cao hơn bạn, chẳng hạn như khách hàng, giáo sư hoặc CEO, bạn nên sử dụng danh hiệu '-sama'. Đây là cách xưng hô lịch sự hơn với người có địa vị cao hơn bạn.
Phần kết luận
Tóm lại, nghi thức email kinh doanh của Nhật Bản là một khía cạnh quan trọng của giao tiếp trong thế giới kinh doanh.
Bài viết nắm bắt được tính cách, sự đồng cảm và cảm xúc thông qua việc sử dụng các từ, cấu trúc câu và từ đồng nghĩa khác nhau có thể rất hiệu quả trong việc truyền tải thông điệp của bạn rõ ràng hơn.
Việc tuân thủ các nguyên tắc này có thể giúp xây dựng cầu nối hiểu biết, giao tiếp và hợp tác tốt hơn giữa các nhóm cả trong và ngoài Nhật Bản.
cũng đọc
- Giờ làm việc tại Nhật Bản: Văn hóa làm việc tại Nhật Bản
chính thức